Le copie che le Prefetture non vogliono: registri e atti dello Stato Civile a rischio

Dagli anni 2000 le Prefetture hanno smesso di accettare il versamento delle seconde copie originali dei registri dello Stato Civile (Nati, Morti, Matrimoni, Cittadinanze e Unioni civili) e i relativi atti di registrazione allegati, come previsto dall’art. 1 del Decreto del Ministero dell’Interno 27 febbraio 2001.

Questo fenomeno è diffuso a livello nazionale: sono quasi 20 anni (l’arco cronologico cambia in base alle province) che le seconde copie e gli atti allegati per la registrazione non vengono inviati come da normativa, causando un danno ai cittadini, che rischiano di veder lesi i loro diritti basilari in caso di danneggiamento dell’archivio comunale e mancata presenza di copie di sicurezza in altre sedi; e un danno economico ai Comuni, in quanto costretti a conservare documentazione che non dovrebbero possedere, occupando spazi (già ridotti) negli archivi comunali che dovrebbero essere destinati ad accogliere altro materiale documentario.

Inoltre il mancato versamento implica la mancata trasposizione delle annotazioni nelle seconde copie, che gli Ufficiali dello Stato Civile, già oberati di lavoro e in carenza di personale, non riescono ad apporre anche alle seconde copie (attività che in ogni caso non sono tenuti a fare). Ci chiediamo perciò, le Prefetture torneranno ad accettare le seconde copie? Se e quando ciò accadrà, chi si occuperà dell’aggiornamento delle annotazioni mancate?

In una lettera del 11 febbraio 2021, Archim ha espresso questa grave criticità all’ANCI, nella speranza che si riesca a far giungere lo stato dei registri e degli atti al Ministero per l’Interno. L’ANCI con una lettera del 22 febbraio 2021 ha risposto con interesse alla questione, facendosi carico di esporre il problema al nuovo Direttore per i Servizi Demografici.

Nella stessa lettera l’ANCI evidenzia che il nuovo sistema di Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR) risolverà la scorretta gestione dei dati dei cittadini, tuttavia, garantendo la corretta tenuta dei dati. Da archivisti siamo consapevoli che sull’ANPR non verranno caricati dati pregressi, e il rischio di perdere venti anni di documentazione dello Stato Civile dei nostri Enti Locali ci preoccupa. 

Inoltre ci chiediamo: se le Prefetture non accettano più i versamenti dai Comuni, in che situazione versano i loro archivi? 

Chiediamo che venga ripristinato il versamento come da normativa e che, con l’ideologia del digitale prima di tutto, non si perda tutta la documentazione mista prodotta e archiviata nell’era del grande passaggio storico dall’analogico al digitale.

Chiediamo, se il problema nasce dalla mancanza di spazi, di utilizzare i grandi immobili dismessi di proprietà del demanio.

Chiediamo, se il problema nasce dalla carenza di personale, di assumere i professionisti necessari alla corretta tenuta della documentazione e dei dati.

Chiediamo ai colleghi e le colleghe che lavorano per e presso Enti di raccontarci la loro storia per raccogliere testimonianze sullo Stato dei Registri dello Stato Civile nelle varie realtà locali.

Direttivo ArchIM, 5 marzo 2021

 

 

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