Comunicare con la Pubblica Amministrazione ai tempi del COVID-19? Te lo spiega ArchIM!

Anche in tempi di Covid-19 ogni cittadino può aver bisogno di ottenere informazioni attendibili dalla Pubblica Amministrazione, presentare documenti, richiedere certificati, e così via. Abbiamo pensato di redigere un vademecum indirizzato ai cittadini, da condividere con le Pubbliche Amministrazioni.

La chiusura dei servizi non essenziali e il passaggio allo smartworking hanno modificato il rapporto che gli utenti hanno con gli uffici. Conoscendo le difficoltà che le Pubbliche Amministrazioni hanno avuto ed hanno a continuare questa attività da remoto, da archivisti e archiviste abbiamo voluto dare un contributo, dando alcune indicazioni su come rivolgersi alle Pubbliche Amministrazioni in questo periodo di emergenza.

Invitiamo le Pubbliche Amministrazioni a stampare e diffondere questa infografica nelle loro sedi e condividerla sui social.

Invitiamo voi tutti e tutte a divulgarla, perché comunicare con le PA è ancora possibile, basta sapere come farlo in modo efficace.

Convinti che la digitalizzazione non potrà avvenire se rimane unilaterale, invitiamo i cittadini a pigiare “Enter” e a portare avanti le proprie istanze.

La PA vuole comunicare con te, accetti l’invito?

Se cerchi informazioni

Contatta il centralino o scrivi una email alla casella info dell’Ente.

 

Se invii una email

Vuoi una risposta chiara? Deve esserlo anche la tua mail. Quando si scrive una mail il campo OGGETTO deve essere chiaro e preciso (ES. “Domanda per iscrizione all’asilo”, “Richiesta cambio di residenza”).

Se già sai qual è l’ufficio di competenza cerca il suo indirizzo mail sul sito della PA ed invia la mail senza intermediari. Se non trovi l’indirizzo email d’ufficio, scrivi alla casella di riferimento dell’Ente, indicando l’ufficio di competenza (ES. “All’Ufficio Anagrafe”). Nel testo ricorda di inserire in calce il tuo nome, cognome ed un contatto telefonico.

 

Se invii una PEC

Se devi presentare una domanda, fallo via PEC (Posta Elettronica Certificata).

La PEC costituisce una tutela per te, perché ti dà la certezza (con valore legale) che la tua richiesta sia arrivata a destinazione. A quel punto la palla passa alla PA.

 

Non hai una PEC?

Molti provider hanno messo a disposizione il servizio di PEC gratuito per il periodo dell’emergenza, come InfoCert che offre il servizio PEC di Legalmail https://www.infocert.it/solidarieta-digitale/

 

Se l’amministrazione è un ente dotato di piattaforma (come ad esempio INPS, Servizio Sanitario Nazionale, alcune regioni)  puoi entrare nel loro sistema attraverso SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) ed effettuare le tue istanze.

SPID è uno strumento utilissimo, perché costituisce un punto di accesso unico e sicuro a tutti i siti della PA. Una volta fatto l’accesso a SPID, è come se tu interagissi di persona con gli uffici, che a loro volta hanno la certezza che si tratta proprio di te.

Non hai SPID?

Qui puoi trovare la lista dei provider accreditati a cui farne richiesta https://www.spid.gov.it/richiedi-spid. In questo periodo di emergenza alcuni di essi offrono il servizio gratuitamente, come Lepida, Sielte Id e Tim Id.

 

Se hai una stampante a casa

Stampa il modulo della domanda da presentare, compilalo, firmalo e scansionalo, così potrai inviare il file della tua domanda tramite PEC come allegato. Ricorda di allegare anche una scansione del tuo documento d’identità.

 

Se non hai una stampante a casa

Richiedi all’Ente un documento editabile: è un pdf che può essere compilato dal PC. Potrai compilarlo, salvarlo ed inviarlo direttamente, senza stampare nulla.

In questo caso ti servirà una firma digitale. Se non ce l’hai puoi richiederla ad uno dei provider che in questo periodo di emergenza offrono il servizio gratuitamente. Vi ricordiamo, inoltre, che la recente Determinazione n. 157/2020 dell’AGID permette di firmare con SPID documenti on-line. La firma con SPID ha lo stesso valore della firma autografa.

 

Se non hai uno scanner a casa

Puoi usare una delle tante applicazioni per smartphone: con la fotocamera del cellulare puoi scansionare il documento da allegare all’email (come Adobe Scan e Tap Scanner).