Roma, 7 luglio 2021
prot. 10/2021
Al Presidente, alle Senatrici e ai Senatori
della VII Commissione permanente del Senato della Repubblica
Onorevole Presidente,
Onorevoli Senatrici e Senatori,
La scrivente Associazione è, nel panorama nazionale, una delle realtà rappresentative delle diverse declinazioni dell’attività professionale degli Archivisti. Dibattendo del rilancio degli Archivi italiani ora che la loro condizione è giunta al punto di collasso, anche non riepilogando i motivi, certamente noti, che hanno condotto all’attuale situazione, l’associazione Archim – Archivisti in Movimento sottolinea che il rilancio del comparto può effettuarsi ed essere efficace solo se incardinato in un effettivo cambio di passo, situandosi su un binomio concettuale inscindibile: visione e gestione.
Qual è la visione per il destino degli archivi nel nostro paese? Di certo il fattore Personale archivistico è cruciale, il fattore Finanziario lo è altrettanto, ma all’origine di questa crisi c’è la mancanza di percezione che il ciclo di gestione documentale sia unico in tutta la Pubblica Amministrazione. Il Codice dei Beni Culturali stabilisce che ogni documento dagli enti pubblici è sottoposto a tutela come patrimonio culturale (d.lgs. 42/2004, art. 10, c.2), per cui la pianificazione della sedimentazione della memoria deve partire dall’archivio corrente ed è un preciso dovere pubblico. Anche non considerando il tradimento dei principi sottesi alla mancanza di questa visione (identità, dignità, integrità e durata illimitata nel tempo dell’atto pubblico, e di conseguenza l’unitarietà della gestione da parte degli enti pubblici) è palese come la disapplicazione di essa abbia generato un’imbarazzante frattura funzionale per l’archivio corrente (impostato da tecnici con formazione diversa da quella archivistica) gestito da chiunque tranne che dai professionisti; l’archivio di deposito (pur previsto nella prassi archivistica) non esiste più e l’archivio storico è soffocato dalla povertà di iniziativa gestionale, finanziaria e politica da parte tutti gli enti che ne producono e gestiscono.
La prima azione da compiere dunque è quella di impostare un forte dialogo interistituzionale tra AGID e Direzione Generale per gli Archivi che permetta non solo la relazione tra l’archivio in formazione, digitale o meno, e lo storico, ma l’impostazione dell’intera filiera di gestione documentale che consideri il patrimonio archivistico nazionale nella sua interezza, a partire dal “corrente”. Digitalizzazione, innovazione, competitività, cultura e turismo, recita la Missione 1 del PNRR che, a sua volta, accoglie la Raccomandazione della Commissione Europea di migliorare l’efficacia della pubblica amministrazione, in particolare investendo nelle competenze dei dipendenti pubblici, accelerando la digitalizzazione e aumentando l’efficienza e la qualità dei servizi pubblici locali. Ci chiediamo come sia possibile una modernizzazione della P.A. attraverso processi di digitalizzazione, senza le figure professionali che a monte codificano e standardizzano la gestione di flussi documentali che entrano nei processi amministrativi, e che possono correttamente progettare e pianificare digitalizzazioni efficaci: gli archivisti, come prevede una norma molto importante ma assolutamente disattesa (D.lgs n. 445/2000 Testo Unico della documentazione amm.va, art. 61, comma 2).
La seconda azione su cui richiamiamo la Vostra attenzione prevede dunque di:
a) assicurare personale archivistico alle attività di digitalizzazione fin dalla fase di progettazione delle infrastrutture hardware e software, nonché alla gestione delle stesse;
b) assicurare figure dotate di professionalità archivistica standardizzazione e velocizzazione dei processi amministrativi in ogni Unità Organizzativa della P.A., e crearne ove non vi siano. Per quanto riguarda la situazione specifica e drammatica degli Archivi di Stato e delle Soprintendenze archivistiche e bibliografiche, Archim – Archivisti in Movimento ritiene sia necessario affermare una loro nuova e diversa modalità di gestione. Tali istituzioni continuano, infatti, ad esprimere una vitale progettazione scientifica senza poter disporre di autonomia gestionale e contabile e questo, a fronte delle ripetute accuse di insipienza nell’uso di risorse europee, aggiunge mortificazione all’insulto dell’incuria a cui sono sottoposti. Si tenga anche conto che ancora oggi, nel 2021, queste istituzioni hanno autonomia contabile, per spese ordinarie ed urgenti, fino al limite massimo di 100 mila euro.
La terza azione da compiere contempla quindi:
a) la concessione di autonomia gestionale, finanziaria e contabile per gli istituti archivistici;
b) la previsione di un congruo investimento finanziario nel settore, con i fondi del PNRR, per gli investimenti infrastrutturali necessari (primi fra tutti in ICT e interconnessione tra sistemi) e per una rinnovata e incrementata progettualità scientifica e di grande valorizzazione dei beni posseduti. Ancora in accordo con la stessa Missione 1 del PNRR, Archim – Archivisti in Movimento ritiene sia necessario intervenire sul personale del Ministero della Cultura (MiC). Non solo, infatti, il personale è talmente insufficiente da non consentire più agli archivi di svolgere le attività minime del loro dovere, ma spesso versa in uno stato di precarietà cronica indegno dello stesso concetto di istituzione culturale.
La quarta azione da compiere contempla quindi:
a) la stabilizzazione nel ruolo direttivo di tutti i funzionari archivisti già in organico che abbiano svolto incarico direttivo effettivo negli ultimi tre anni, dopo debita verifica della condotta osservata nel periodo e delle competenze e capacità dimostrate nell’espletamento dell’incarico, stabilendo anche che coloro i quali non abbiano ancora
maturato i tre anni, siano messi nella stessa condizione al maturare del medesimo periodo di attività;
b) la stabilizzazione nei ruoli del MiC del personale della carriera direttiva della pubblica amministrazione già in servizio presso il Ministero predetto;
c) l’avvio di procedure pubbliche per assunzioni nel settore (nuovi dirigenti e funzionari) mirando ad incrementare l’organico con un numero di unità pari ai ruoli attivi
dell’amministrazione archivistica almeno al 31/12/2010, prevedendo anche una congrua presenza di personale laureato e specializzato nelle materie giuridiche ed economiche, non solo per le attività ordinarie ma anche per consentire ad archivi e Soprintendenze di poter affrontare il carico organizzativo e gestionale di stazione appaltante derivante dalla autonomia gestionale e contabile ottenuta.
La situazione emergenziale dell’Amministrazione archivistica statale non è che una piccola parte di un più vasto problema che tocca tanto gli ambiti della trasparenza amministrativa quanto l’organizzazione e digitalizzazione della pubblica Amministrazione. Codesta Commissione VII ha dunque l’occasione di svolgere un ruolo forte nell’indicare quanto alto debba essere lo standard di risposta della P. A. ai bisogni dei cittadini.
Una netta scelta di campo che riconosca pienamente il senso della definizione di gestione documentale, il completo ciclo vitale dei documenti, dalla formazione alla conservazione, costituirebbe un’ambiziosa ed illuminata riflessione di ampio respiro dal parte del Senato della Repubblica, che innalzerebbe il livello della riflessione e della discussione politica su questi temi, a partire però dal riconoscimento che l’archivista è la figura chiave, cruciale e vitalizzante dell’intero processo, sia nei luoghi in cui è attualmente presente sia in quelli in cui drammaticamente manca. Incardinare al ruolo archivistico le funzioni di progettazione, codifica e standardizzazione dei flussi
documentali connessi ai procedimenti amministrativi significa affidare realmente il patrimonio documentale al proprio professionista, l’unico in grado di percepire la permanenza nel tempo di natura, contesto e funzione del documento pubblico; precipuamente formato ad un’etica di preservazione e mantenimento della sua integrità anche nell’affidamento ad esterni; votato ad unitarietà ed identità del pubblico patrimonio dal suo nascere al suo perdurare nel tempo.
La scrivente Associazione si rende pertanto disponibile, nei tempi e secondo le modalità da Voi indicate, ad essere audita da codesta Commissione sui temi di merito, mentre augurando ai Vostri lavori il più proficuo esito si pregia di porgere distinti ossequi.
Sara Vian, presidente
